Как мы организовали работу команды на удаленке

Высший уровень организации работы на удаленке. Делимся личным опытом и лайфхаками.

Содержание

• Как найти толковых фрилансеров
• Как организовать работу на удаленке
• Планировщики задач, которые мы используем
• Как мы в Arrivo Media организуем работу на удаленке
• Советы для тех, кто недавно перешел на удаленку

Для кого-то переход на удаленку — вынужденная мера, для Arrivo Media — это привычный и отлаженный формат работы. Практика показывает, что при грамотной организации штатных сотрудников может не быть вообще. В офисе у нас сидит только 30% штата: генеральный директор,  руководитель отдела продаж, главный редактор, высший менеджмент.

Как найти толковых фрилансеров

Чаще всего на удаленке сотрудники работают лучше, чем в офисе. И на это есть две причины.

1. Найти удаленную работу сложно, несмотря на пандемию и активное развитие online. В цене качественные специалисты, за хорошее место нужно держаться.

2. Сотрудника на удаленке проще заменить, потому что нет личной привязанности и отношений, а конкуренция большая.

Изначально важно искать специалистов, которые смогут посвятить большую часть времени работе или как минимум отнесутся к ней серьезно и ответственно. Мы не берем в команду тех, кто хочет совмещать удаленку с основной работой. Как бы печально это ни звучало, мамы в декрете — тоже плохая идея. Но здесь зависит от должности. Если нет срочных задач, то мамы справляются, а если необходимо постоянно быть на связи и оперативно решать вопросы, то нет.

Еще одно наблюдение: хорошо себя проявляют в работе люди из регионов. Причины — высокая конкуренция и желание пробиться. Можно найти настоящие бриллианты из глубинки и долго продуктивно сотрудничать. В отличие от москвичей и питерцев, они более старательные и менее наглые. В общем, прекрасные люди, с которыми в условиях офиса работать было бы невозможно.

Как организовать работу на удаленке

1. Грамотное составление ТЗ — ключ к продуктивной работе. Четкое, структурированное и понятное ТЗ обеспечивает быстрое погружение специалиста в работу. Хороший вариант — записывать видеомануалы. У нас есть такие по каждой маленькой части работы, поэтому, если человек не знает, как что-то сделать, он находит нужные материалы и изучает их, а не становится почемучкой.

Также у нас есть глобальное ТЗ, ТЗ по поведению в команде и ТЗ на отдельные части работ. Мы регулярно совершенствуем и дорабатываем их, чтобы сделать интуитивно понятными для сотрудников.

2. Четкие правила для всех. На удаленке должны быть правила, как непреложные законы в «Гарри Поттере». Например, у нас в работе одно из таких: всегда отвечай в чате.
Да, не всегда есть возможность сразу взяться за выполнение задачи, но ответить в чате нужно обязательно: увидел, сделаю.

Даже если ты сидишь в туалете — всегда отвечай в чате.

Это кажется очевидным, но только так, следуя четким правилам, команда может эффективно работать на удаленке. Кстати, это же правило относится и к общению с клиентами. Мы всегда отвечаем сразу. Это просто, это очевидно, но очень важно и мало где соблюдается.

Еще один пример: постановка задачи конкретному сотруднику. Тоже очевидно, но это только кажется. Когда аккаунт-менеджер ставит задачу, он указывает исполнителя, если в чате, то выделяет собачкой @, затем ставит срок выполнения, а после уже описывает саму задачу. Пример стандартного диалога:

10:45 @katya, составь контент-план для Находки до 1 декабря 13:00
10:47 @andy, принято, будет сделано

Планировщики задач, которые мы используем

Использование планировщиков задач — необходимая составляющая продуктивной и слаженной работы на удаленке. Мы предпочитаем Trello и Google Docs.

Как мы в Arrivo Media организуем работу на удаленке

1. На каждом месте работает узкий специалист: дизайнеры только рисуют, авторы только пишут, таргетологи настраивают рекламу.

2. Для каждой команды есть аккаунт-менеджер — он контролирует все этапы и общается с клиентом. Во многих агентствах один человек на все руки мастер — у нас не так. Это позволяет быть более гибкими. Например, если клиенту не нравится дизайн, мы просто заменим ему дизайнера, а остальная часть команды остается знакомой ему и проверенной.

Советы для тех, кто недавно перешел на удаленку

1. Обозначьте границы рабочего времени. Да, на удаленке они часто кажутся размытыми, и вопросы могут сыпаться после 18:00, но на определенный промежуток времени вы должны быть максимально вовлечены в рабочий процесс: контролировать появление новых задач, выполнять текущие и второстепенные. Например, с 8 до 19 часов — на связи и отвечаете оперативно, после — можете отвечать с задержками или вовсе не отвечать (но такие правила всегда обговариваются индивидуально).

2. Делайте небольшие перерывы в работе. Перезагрузка мозга — полезная штука. Но не в ущерб выполнению важных задач.

3. Если вдруг заболели — болейте. Не геройствуйте и не давайте команде надежду на то, что сделаете работу качественно, когда реально не в состоянии.

4. Разделяйте работу и личную жизнь. Играть с ребенком, готовить обед и одновременно составлять контент-план — плохая идея. Время для работы — это время для работы. Качественное время с семьей — отдельно от работы. Так будет лучше для всех.

5. Обустройте рабочее место так, чтобы вас ничего не отвлекало от работы и не возникало желания завалиться на диван и посмотреть телевизор.